I gruppi consiliari non sono organi interni del Consiglio, ma piuttosto articolazioni organizzative per una gestione più efficace dell'attività assembleare: nella composizione degli organi collegiali, nella programmazione dei lavori consiliari, nella discussione di taluni atti consiliari quali mozioni e ordini del giorno.
La formazione dei gruppi consiliari, data la sua utilità funzionale, è tra i primi adempimenti della legislatura. Entro cinque giorni dal giuramento i consiglieri devono dichiarare al Presidente del Consiglio a quale gruppo intendono appartenere. Tutti i consiglieri devono aderire ad un gruppo consiliare e, generalmente, coloro che sono stati eletti nelle liste dello stesso partito confluiscono in uno stesso gruppo consiliare, che di solito porta identico nome. Il regolamento interno consente anche gruppi costituiti da un solo consigliere, purché sia stato eletto in una lista che ha partecipato autonomamente alle elezioni.
I consiglieri che al loro ingresso in Consiglio non dichiarano a quale gruppo intendono aderire e i consiglieri che durante la legislatura non si riconoscono più nei gruppi esistenti confluiscono nel gruppo misto, il quale quindi può essere composto da consiglieri di orientamento politico differente.
Ciascun gruppo individua un presidente che, oltre ad essere responsabile della gestione del gruppo, ha l'importante compito di curare i rapporti tra il Consiglio e il gruppo rappresentando lo stesso all'interno della Conferenza dei Presidenti dei gruppi, l'organo di consulenza del Presidente su tutta l'attività del Consiglio provinciale.
Ogni gruppo consiliare cura l'attività istituzionale dei consiglieri, avvalendosi di mezzi finanziari per le spese di funzionamento e di personale alle dirette dipendenze. Un apposito regolamento, adottato con deliberazione del Consiglio provinciale, individua gli interventi a favore dei gruppi consiliari a carico del bilancio del Consiglio provinciale. Essi consistono nell'assegnazione di locali e beni per lo svolgimento delle funzioni e nell'erogazione di un contributo per il finanziamento dell'attività, in cui rientra anche la possibilità di assumere personale in proporzione al numero dei consiglieri che compongono il gruppo stesso. I contributi assegnati ai gruppi consiliari sono oggetto di un apposito consuntivo che il presidente del gruppo deve redigere annualmente e trasmettere al Presidente del Consiglio entro i termini fissati dal regolamento di riferimento.